DESENVOLVENDO ALTERNATIVAS DE FORNECIMENTO

a)    Os objetivos básicos do processo de compras

Algumas empresas mantém-se por longos períodos com uma lista quase que constante de fornecedores de matérias primas. Outras estão continuamente trocando de fornecedores . A adoção de uma ou outra estratégia envolve riscos e a princípio diríamos que nem uma das duas estratégias é recomendada. Para que uma empresa possa garantir as melhores condições de fornecimento das suas matérias primas  deverá manter sistemas de constante avaliação dos fornecedores no tocante as principais variáveis do processo decisório de compra. Os processos de compra devem sempre avaliar os objetivos básicos da atividade que sâo :

·         preço correto

·         entrega no momento correto

·         qualidade correta

·         quantidade correta

·         fonte correta

b)    Fornecedor único ou vários fornecedores

A decisão de abastecer as necessidades de matéria a partir de um único fornecedor ( single -sourcing) ou de vários fornecedores (multi-sourcing) passa pela análise das vantagens e desvantagens de um ou outro sistema que estão listadas na tabela a seguir:

	Fornecedor único	Vários fornecedores
Vantagens	·         Melhor qualidade ·         Relações mais fortes e duráveis ·         Maior comprometimento ·         Melhor comunicação ·         Facilidade no desenvolvimento de novos produtos ou serviços ·         Confidencialidade ·         Economia de escala	·         Maior competitividade ·         Menor preço ·         Possibilidade de substituição em caso de falha ·         Várias fontes de informação
Desvantagens	·         sujeição a fahas no fornecimento ·         fornecedor afetado por flutuações na demanda ·         risco do fornecedor forçar preços para cima	·         Dificuldades no comprometimento ·         Dificuldades em desenvolver sistemas de garantia da qualidade ·         Maior dificuldade na comunicação ·         Dificuldade de obtenção de economia de escala

Dependendo do momento, do produto e do mercado a decisão pode recair sobre um ou outro sistema . Portanto a análise entre um e outro sistema deve ser sempre avaliada, evitando a acomodação nas mãos de um único e exclusivo fornecedor.

c)    Decidindo entre fazer e comprar

Determinados produtos ou processos podem ser executados por empresas especializadas nos mesmos evitando a necessidade de produção interna e facilitando a organização e administração do negócio.

A decisão entre fazer internamente ou comprar de terceiros determinado produto ou serviço deverá ser tomada analisando os objetivos de preço, qualidade e prazo.

Por exemplo : A execução de ensaios mecânicos em uma indústria de fundição pode ser feita na própria empresa ou em um laboratório especializado .A decisão entre uma ou outra alternativa pode ser tomada utilizando-se da matriz decisória a seguir:

MATRIZ DECISÓRIA ENTRE COMPRAR OU FAZER INTERNAMENTE OS ENSAIOS MECANICOS DE PEÇAS FUNDIDAS

		ANALISE DAS ALTERNATIVAS		QUANTIFICAÇÃO
OBJETIVO	ITEM	FAZER	COMPRAR	FAZER	COMPRAR
Preço ou Custo	Mão de obra	- necessidade de manter no quadro pessoal para preparar o corpo de prova e executar os ensaios gerando custo de salários encargos e benefícios	- a mão de obra interna necessária será apenas para administrar o envio e recebimento dos corpos de prova	1 operador = R$ 2300,00/mes	Custo zero- (administração feita pelo inspetor de qualidade que agrega a função sem custo adicional)
	Manutenção do equipamento	- necessidade de mão de obra e peças para fazer a manutenção do equipamento	-não incidente	Mo . manutenção =R$ 500/mês Peças/componentes=R$ 350/mês Total = R$ 850 /mes	Custo zero-eqto de terceiro
	Energia elétrica	Consumo do torno (preparação) e máquina de ensaio	-não incidente	Torno :1 kw x 0,5 horax 350 ensaios x 0,35 R$/kwh= R$ 61,25/mês Maquina ensaio: 0,5 kw x0,17 horax350ensaiosx0,35R$/kwh=R$ 10,41/mês Total = R$ 71,66/mes	Custo zero-eqto de terceiro
	Amortização do investimento	Necessidade de aquisição de um torno e uma máquina de ensaio	-não incidente	Torno : Preço = R$ 5.000,00 Vida útil = 60 meses Custo amortização =R$ 83,33/mês Máquina de ensaio: Preço = R$ 15.000,00 Vida útil = 60 meses Custo amortização =R$ 250,00/mês Total = R$ 333,33	Custo zero-eqto de terceiro
	Aquisição do serviço	-não incidente	Pagamento ao laboratório especializado	Custo zero –operação por terceiro	Preço por ensaio R$ 15,00 Qtde de ensaios =350/mês Total=5250,00/mes
	TOTAL			R$ 3.544,99/Mês	R$ 5250,00 /Mês
Qualidade do serviço		Garantia própria, necessidade de auditar processos ,treinar pessoal e manter equipamentos	Garantia de terceiros (certificado de qualidade)	-risco  de 1 % de erro	_risco de 0 % de erro
Prazo		O resultado do ensaio é obtido em meia hora	O resultado do ensaio é obtido em 48 horas	-permite o faturamento das peças no dia da conclusão da fabricação	-para faturar a peça é necessário aguardar 2 dias

CONCLUSÃO : Neste caso considerando-se que o risco de 1% de erro seja aceitável fica evidente a vantagem de fazer em relação a comprar .Caso o custo de  comprar estivesse abaixo do de fazer precisariamos quantificar o custo financeiro de atrasar o faturamento em 2 dias e acrescentá-lo ao custo de comprar.

REDUZINDO O CUSTO COM A SUBSTITUIÇÃO DAS MATÉRIAS PRIMAS

A Redução do preço de compra das matérias primas talvez constitua o principal ponto de foco quando se pensa em reduzir o custo dos materiais.

A substituição de componentes é uma das alternativas para redução do preço de compra.

A tarefa de buscar alternativas para a substituição das matérias primas deve ser permanente tendo em vista que as condições econômicas que regem  os vários agentes formadores de preços são mutáveis e que o desenvolvimento tecnológico traz sempre novas alternativas.

Por outro lado a evolução cultural ao longo do tempo traz mudanças de valores com fortalecimento  ou enfraquecimento dos conceitos . Assim há alguns anos atrás , o pouco valor que se dava aos aspectos ecológicos ,fazia da madeira uma das principais matérias primas. Com ela se fabricava móveis, casas, carrocerias , brinquedos, e os mais variados artefatos. Na medida em que os ecologistas passaram a defender  a preservação da natureza ,cortar arvores passou a ser um ato no mínimo controlado e aos poucos a madeira vem sendo substituída por materiais alternativos 

Por outro lado o alto custo de transformação dos metais que exige altos investimentos em equipamentos aos poucos os vem substituindo pelos derivados de plásticos. Assim os pára-choques dos automóveis que eram de aço ,hoje são de vinil e os painéis metálicos hoje não existem mais .O quadro da tabela.a seguir demonstra alguns casos mais evidentes da substituição progressiva das matérias primas

PRODUTO	MATÉRIAPRIMA ANTERIOR	MATÉRIA PRIMA ATUAL
Mesas de escritório	Madeira	Metalon
Vasos de planta	xaxim	Plástico
Garrafas de refrigerante	Vidro	Plástico
Latas de cervejas	Flanares	Alumínio
Cadeiras para bares	Madeira	Plástico
Pára-choques	Aço	Vinil
Piscinas	Alvenaria	Fibra

A tarefa de substituir matérias primas nem sempre constitui forma de reduzir custos . Ela pode ser uma exigência do mercado ou obedecer a uma pressão social . Nossa abordagem se estenderá apenas sobre o aspecto custo embora os outros aspectos devam ser sempre analisados.

A adoção da técnica de substituição das matérias primas para redução de custos deve obedecer as seguintes etapas:

a)    LEVANTAMENTO DE TODOS OS MATERIAIS CONSUMIDOS EM QUANTIDADES, PREÇOS E REPRESENTATIVIDADE.

Pode-se  por exemplo montar uma planilha como a mostrada na fig.__

MATERIAL	UNIDADE DE DESPESA	CONSUMO MENSAL	PRODUÇÃO	CONSUMO ESPECÍFICO	PREÇO	GASTO MENSAL	REPRESENTATIVIDADE %
A	B	C	D	E=C/D	F	G=CXF	H

A - MATERIAL – Liste todos os componentes que compõem o produto

B –UNIDADE DETERMINANTE- Utilize a unidade de medida pela qual você compra cada material.

C – CONSUMO MENSAL –Busque nos registros os consumos observados nos períodos de maior normalidade ou seja elimine “picos” e “vales”.

D – PRODUÇÃO MENSAL –Busque nos registros as produções processadas nos períodos de maior normalidade (os mesmos tomados para consumo).

E – CONSUMO ESPECÍFICO –Divida o Consumo Mensal pela Produção Mensal

F – PREÇO –Tome o preço do momento da análise. No caso de materiais cujos preços sofrem alterações constantes, para cima e para baixo ,pode-se tomar o valor médio de um período curto. Quando se tratar de produtos importados é recomendável uma análise utilizando-se por exemplo o dólar americano ,ou o Euro ,dependendo da origem do produto. Cabe salientar que deve-se utilizar uma única moeda ,ou seja, pode-se montar uma tabela em Reais para os itens nacionais , outra em Euro para os produtos europeus e outra em Dólar Americano para os demais itens importados .

G- GASTO MENSAL  - Multiplique o consumo mensal pelo preço. Não tome valores absolutos médios, pois isto pode mascarar a visão pelas oscilações momentâneas.

H-REPRESENTATIVIDADE DO ITÉM –Divida o gasto mensal (G) deste item pelo total de gasto mensal com matéria prima.(soma de todos os iténs) e expresse-o em porcentagem.

Montada a tabela ,pode-se ter uma visão clara da representatividade de cada um dos itens que compõem a matéria prima no custo total desta. Assim fica fácil definir para quais itens se torna prioritário buscar alternativas de substituição.

b)   BUSCA DE ALTERNATIVAS PARA SUBSTITUIÇÃO

A busca de alternativas para substituição dos componentes da  matéria prima deve iniciar-se pelos itens que tem maior representatividade (conforme a análise exposta no item a). A descoberta de alternativas se dará por uma ou mais das seguintes tarefas:

b1-consulta ao seu fornecedor –exponha ao seu fornecedor o seu problema e peça sugestões.

b2-consulta a outros fornecedores- busque outras sugestões e as compare.

b3-consulta a institutos de pesquisa-as universidade são ótimas fonte de informação sobre materiais alternativos.

b4-pratique Bent-market –faça visitas a seus concorrentes e a fabricantes de produtos que se assemelhem aos seus, participe das associações de classe, visite feiras e exposições, leias várias publicações ,pesquise pela internet.

b5-exercite a sua imaginação e a de seus colaboradores- promova seções de “Brainstorming”  ou como se brinca no interior faça “torós de palpite” As vezes idéias que parecem absurdas tornam-se realidade.

c)    ANÁLISE DA VIABILIDADE ECONÔMICA DA SUBSTITUIÇÃO

A partir da definição de que existem alternativas para a substituição das matérias primas ,a etapa seguinte passa a ser executar os cálculos econômicos que irão definir se a substituição constitui uma forma de reduzir custos.

Para isto pode-se utilizar uma planilha do tipo das expostas a seguir ., escolhendo a primeira se a substituição for de um único componente da matéria prima.,ou a segunda se a substituição for de mais de um componente.

C1) SUBSTITUIÇÃO DE UM ÚNICO COMPONENTE 

DISCRIMINAÇÃO	UNIDADE DETERMINANTE	VALORES PARA MATÉRIA PRIMA ATUAL		VALORES PARA MATÉRIA PRIMA ALTERNATIVA
		Unidade de despesa	un. desp./    un. determ.	Unidade de despesa	un. desp./    un. determ.
Consumo específico	A	B	C	D	E
Preço de compra	R$/unid.despesa	F		G
Custo de produção	R$/unid.determ.	H= C x F		I=E x G

A – UNIDADE DETERMINANTE : Defina qual o parâmetro que você utilizará como base para medida do consumo específico. Esta definição dependerá do tipo de produto que está sendo processado .Por exemplo se for numa mineradora ou Siderúrgica poderá se adotar como unidade determinante toneladas processadas ; ou se for numa indústria de auto-peças, a quantidade de peças produzidas.

B- UNIDADE DE DESPESA DA MATÉRIA PRIMA ATUAL: Defina a unidade pela qual você medirá o consumo específico. De preferência utilize a unidade pela qual o material é comprado. Por exemplo se for um minério utilize kg ,se for um gás utilize m3 ou se for tecido

utilize m2.

C-UNIDADE DE DESPESA POR UNIDADE DETERMINANTE : É o consumo específico propriamente dito. Obtém-se dividindo a quantidade de matéria prima consumida pela quantidade de produto produzida. Pode ser baseado em índices históricos ,calculados tecnicamente ou obtido através de experiências práticas.

Por exemplo ,numa fábrica de balas :

Consumo de açúcar no mês de janeiro  = 10 kg

Produção de balas                                   = 500 balas

Consumo específico de açucar               = 10 kg / 500 balas = 0,02 kg açúcar/bala

D-UNIDADE DE DESPESA DA MATÉRIA PRIMA ALTERNATIVA- Não precisará ser a mesma da matéria prima atual ,visto que poderá ser comprada por outra unidade.

E –CONSUMO ESPECÍFICO DA MATÉRIA PRIMA ALTERNATIVA: Como não existirá histórico próprio poderá se basear em dados fornecidos pelo fornecedor, calculá-los tecnicamente ou efetuar experiências práticas. Poderá também basear-se em informações de Bent-Market.

F-PREÇO DE COMPRA DA MATÉRIA PRIMA ATUAL :Deve-se tomar o valor do momento da análise e rever o cálculo cada vez que houver mudança significativa. O preço considerado deverá ser aquele que será efetivamente praticado consideradas todas as variáveis como impostos, fretes, estocagem e manuseio.

G-PREÇO DE COMPRA DA MATÉRIA PRIMA ALTERNATIVA: O valor a ser considerado deverá Ter as mesmas bases tomadas para a matéria prima atual ou seja os mesmos conceitos de tempos e espaços, ou seja na mesma época e no mesmo lugar. Não poderá se tomar por exemplo o preço do atual no Ceará em agosto e do alternativo em julho no Rio Grande do Sul.

H-CUSTO DE PRODUÇÃO ATUAL : É o índice conclusivo que permitirá comparar o material utilizado atualmente com o alternativo. Obtém-se multiplicando o consumo específico ( C ) pelo preço (F).

I- CUSTO DA PRODUÇÃO ALTERNATIVO : Obtém-se multiplicando o consumo específico do material alternativo pelo seu preço de compra.

C2) SUBSTITUIÇÃO DE MAIS DE UM COMPONENTE

DISCRIMINAÇÃO		UNIDADE DETERMINANTE	VALORES PARA MATÉRIA PRIMA ATUAL		VALORES PARA MATÉRIA PRIMA ALTERNATIVA
			Unidade de despesa	un. desp./    un. determ.	Unidade de despesa	un. desp./    un. determ.
Consumo específico	1° item
	2° item
Preço de compra	1° item
	2° item
Custo de produção	1° item
	2° item
	Total

Neste caso adota-se os mesmos critérios definidos em c1 para cada um dos itens , sendo que a comparação deverá ser feita em termos do custo total dos itens.

Isto se aplica quando a substituição de um item obriga necessariamente a substituição de outro.

d)   OUTROS FATORES A CONSIDERAR

O Fator custo de produção talvez constitua o principal ponto de análise quando se pensa em substituir determinado componente da matéria prima de um produto, no entanto existem outros fatores de suma importância que tem de ser avaliados.

-OBTENÇÃO DO NOVO MATERIAL NO MERCADO ATUAL E PERSPECTIVAS FUTURAS

A Substituição pode oferecer no momento atual grandes vantagens, no entanto, há que se avaliar os riscos futuros. É importante avaliar se não há riscos de abastecimento do material alternativo a curto prazo. A evolução futura a nível de preços também precisa ser avaliada.

-CONDIÇÕES DE MANUSEIO E ESTOCAGEM

É importante avaliar se o material alternativo não virá exigir maior espaço para a estocagem ou algum novo componente para manuseio. Em ambos os casos deve-se avaliar os custos e investimentos decorrentes disto. Em termos de espaço ,caso haja disponibilidade do mesmo ,sem nenhum ônus adicional, não há necessidade desta avaliação complementar, porém se houver necessidade de aquisição ou construção de um novo espaço envolvendo necessidade de investimentos há que se avaliar a viabilidade econômica destes (conforme abordado no capítulo    ). Caso se recorra a aluguel o custo deste deverá ser levado em conta.