AS
PRINCIPAIS FONTES DE INFORMAÇÃO
A facilidade na obtenção de informações para
análise dos custos de uma organização dependerá basicamente do nível de
informatização dos seus processos. Assim existem empresas que operam sistemas
modernos com informações prontas e também empresas nas quais as decisões são
tomadas baseadas em “feeling” do dono ou de quem comanda.
Em ambas as situações cabe a metodologia de
racionalização e redução dos custos ,visto que a disponibilidade da informação
,nem sempre significa que ela está sendo utilizada de forma correta.
Para facilitar a exposição ,classificaremos
as empresas conforme a qualidade das informações da seguinte forma:
EMPRESAS
PLENAMENTE INFORMATIZADAS
Inclui-se aqui todas as empresas que possuem sistemas informatizados
integrados .
Nestas empresas as informações fluem de
forma rotineira ,porém nem sempre com um
bom nível de precisão. Estes sistemas geralmente possuem como informações de
entrada para cálculo dos custos:
-PREÇOS
DAS MERCADORIAS COMPRADAS :gerada a partir da digitação das notas fiscais de entrada
-RECUPERAÇÃO
DE IMPOSTOS: calculada a partir de dados parametrizados no sistema.
-CONSUMO
DE MATÉRIA PRIMA : apropriado de forma automática a partir do apontamento
de produção ou manualmente pela digitação das saídas do estoque.
-CONSUMO
DE MATERIAL DE CONSUMO : apropriado de forma automática a partir do apontamento de
produção ou manualmente pela digitação das saídas do estoque.
-TEMPO
DE PRODUÇÃO :gerada a partir da digitação das informações das ordens de
produção (apontamento da produção).
-VALOR
DAS HORAS DE PRODUÇÃO: calculada a partir das informações cadastradas no
módulo de recursos humanos.
-CONTROLE
DOS ESTOQUES :gerada a partir das entradas de mercadoria (digitação das
notas fiscais de entrada) e das entradas de produção que podem ser automáticas
(a partir dos apontamentos de produção ou manuais).
-ROTEIROS
DE PRODUÇÃO : tomados a partir dos processos padrões definidos para cada
produto.
-PREÇOS
DE VENDA : informação alimentada a partir da tabela de preços cadastrada no
módulo de vendas.
-CUSTOS
IMPRODUTIVOS : extraídos dos módulos de despesas e RH
-RATEIO
DOS CUSTOS IMPRODUTIVOS: calculado a partir de uma tabela de rateio previamente
cadastrada.
O processamento destas informações através do
módulo de custo permite obter como
informação de saída o CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS.
Pode-se obter relatórios por Ordem de
produção ou sintetizados por produto, família de produto ou gerais.
EMPRESAS PARCIALMENTE INFORMATIZADAS
Inclui-se aqui aquelas empresas que embora
possuam um certo nível de informatização ,opera com módulos isolados ,ou as
vezes com dispositivos improvisados (tipo planilhas ) ,sem amarração entre as
informações dos vários módulos. Por exemplo as informações da folha de
pagamento não são associadas ao Módulo de Compras ou o Módulo de Compras não
está interligado ao módulo financeiro ,operando-se as informações de forma
unilateral por cada departamento.
Nestes casos embora as informações existam ,o
nível de precisão dependerá muito do nível do pessoal que opera e a reunião
destas informações quase sempre se constitui numa árdua tarefa.
EMPRESAS SEM NENHUMA INFORMATIZAÇÃO
Inclui-se aqui as empresas administradas a
moda antiga com base no “feeling” do dono ou administrador. Embora possam
possuir algum tipo de controle estes geralmente
prendem-se a questões básicas sem um aprofundamento no que tange ao
resultado do empreendimento.
O dia a dia destas empresas é movido
basicamente pelo resultado momentâneo ,sem uma visão de passado e sem um
planejamento futuro.
Muitas vezes estas empresas obtém bons
resultados porém isto prende-se a desempenhos pessoais de determinadas pessoas
sem uma distribuição de responsabilidades.
O que ocorre normalmente é que qualquer ausência
breve destas pessoas impactam diretamente nos resultados.
COMO VISUALIZAR OS CUSTOS INVISÍVEIS
Seja qual for o nível de informatização das organizações,
o nível de análise dos custos quase sempre é deficiente.
No caso das organizações plenamente
informatizadas ,pequenos erros no cadastro das informações podem conduzir à
análises totalmente distorcidas.Por outro lado diferenças entre dados padrões e
reais em casos em que se toma dados padrões também conduzem à diferenças
significativas.
Em vista disto consideramos que a primeira
medida para iniciar o processo é a obtenção de informações confiáveis ,de
preferencia partindo-se de duas fontes de forma que uma sirva para aferir a
outra.
A discrepância das informações pode conduzir
ao surgimento de “custos invisíveis”, ou
seja custos que não aparecem em nenhum relatório mas que de fato existem.
Listamos a seguir alguns dos custos invisíveis:
a)
Operações
não cadastradas no roteiro padrão que são realizadas para correção de imperfeições
do processo;
b)
Mão
de Obra deslocada de um centro de custo para outro em razão de sobrecarga ou
ociosidade;
c)
Operações
de transporte não convencionais que ocorrem por interferências no processo;
d)
Consumo
de materiais em centro de custo diferente daquele para o qual foi requisitado;
e)
Discrepância
nos critérios de rateio de determinados custos.
Assim sendo consideramos que análise
detalhada dos custos ,produto a produto ou família a família ,pode conduzir a conclusões
equivocadas pela não inclusão dos chamados custos invisíveis. Em vista disso
consideramos que independentemente do nível de informatização da empresa, a
análise seja feita a partir das contas a pagar , visto que tudo que se paga é
custo.
RELATAMOS A SEGUIR UM ROTEIRO BÁSICO PARA
LEVANTAMENTO DOS CUSTOS A PARTIR DAS CONTAS A PAGAR
1-FAÇA UM LEVANTAMENTO DE TODAS AS CONTAS
PAGAS AO LONGO DE UM PERÍODO – (DE 3 A 6 MESES)
2-ESTABELEÇA UM CRITÉRIO PARA AGRUPAMENTO DE
FORMA A INCLUIR TODAS AS CONTAS PAGAS, MESMO QUE ESTAS NÃO TENHAM NADA A VER
COM O PROCESSO EMPREARIAL (por exemplo despesas pessoais dos sócios ou de suas
famílias pagas como sendo da empresa).
3-INCLUA CADA UMA DAS CONTAS EM UM DOS
GRANDES GRUPOS. OS GRUPOS A SEGUIR LISTADOS CONSTITUEM UMA MERA SUGESTÃO QUE
PODERÁ SER APRIMORADA DE ACORDO COM A CONVENIENCIA DE CADA EMPRESA.
-
MATÉRIAS
PRIMAS
-
MATERIAIS
DE CONSUMO
-
MÀO
DE OBRA PRODUTIVA DIRETA
-
MÀO
DE OBRA PRODUTIVA INDIRETA
-
MÀO
DE OBRA ADMINISTRATIVA
-
DESPESAS
DE PRODUÇÃO
-
DESPESAS
DE ADMINISTRAÇÃO
-
DESPESAS
DE VENDAS
-
DESPESAS
TRIBUTÁRIAS
4 –TENTE AFERIR OS NÚMEROS LEVANTADOS A
PARTIR DAS CONTAS A PAGAR COM OS NÚMEROS DO SEU SISTEMA DE CUSTO (CASO EXISTA)
